若然是跟客戶開會,那似乎真的別無他法,就只有等。
但更多時候是公司的內部會議,跟自己團隊、部門的會、跨部門的會等等。
這麼多的會議,而每個會都有機會因「未齊人」而延遲,其實浪費掉的時間確是不少。
當這些會議都是避無可避的時候,如何把時間浪費減到最低?「鬥遲出現」這帶來惡性循環的方法固然不可取,如何減少等待應該還有其他方法可以做到。
接下來提到的方法,可能看似普通,但實際上能運用得宜的話確是會有幫助。
1. 首先當然是以會議主席/老闆「馬首是瞻」
如果未到的是他們,可以主動「幫」他們處理掉遲到的問題,就是報告現在已經齊人或還差哪幾位,然後請示他們是否需要等他到來,還是可以先開始談某些議程?這樣主席/老闆只需回答Yes/No和選擇題,而無需花腦筋想辦法,同時還有機會免去他遲到的尷尬呢。
2. 調動議程是對準時出席的與會者都有利的做法
如果遲到的人並非整個會議的關鍵人物,乾脆提議調動議程,需知道與會者每一個都坐著乾等是對公司的實質浪費,改善開會效率絕對是該做的事。
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